Réunions silencieuses : et si Jeff BEZOS avait raison ?

Nous avons la chance de compter parmi nos experts BeeMyDesk, Louis VAREILLE. C’est en France et aux Pays Bas, qu’il a exercé pendant plus de 30 ans des responsabilités internationales, notamment chez Danone et qui l’ont conduit à animer pas moins de 12 000 réunions. Il est devenu aujourd’hui l’expert français de la réunion, alors qu’il dirige l'Ecole Internationale de Réuniologie, qu’il a fondée en 2017. Il vient de publier son deuxième livre intitulé “La réunionite, ça suffit ! Les 10 questions magiques et les 3 secrets de la Réuniologie”.

Pour accéder à son livre, voici le lien.

Dans cet article, Louis VAREILLE aborde la vision de Jeff BEZOS, PDG d'Amazon et partage son expérience sur les stratagèmes à adopter pour qu'une réunion soit une réussite et notamment que tous les participants viennent préparés.

Tous ceux qui s'intéressent au management ont lu des articles sur les règles que Jeff BEZOS impose pour ses réunions :

  • un petit nombre de participants qui pourraient déjeuner avec deux pizzas
  • des mémos à la place de présentations PowerPoint
  • le démarrage des réunions en silence.

Et si Jeff BEZOS avait raison ?

Imposer des réunions préparées par les organisateurs, les porteurs de sujet et les participants

Les organisateurs : inviter les bonnes personnes selon les sujets en évitant la pléthore

La fameuse règle des deux pizzas : "ne jamais organiser une réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à rassasier tout le monde". Pour la France, compte tenu de la taille de nos pizzas, je propose d'adapter la métaphore en recommandant : "Pas plus de personnes dans une réunion que dans un Van (taxi ou VTC), chauffeur compris."

Il y a quelques semaines j'observais une réunion avec 6 personnes autour de la table. J'avais l'impression de voir jouer une équipe de volleyball, où chacun avait sa place et contribuait de manière égale à maintenir la balle en l'air. La partie aurait été bien différente si l'équipe avait compté 10, 11 ou 12 joueurs.

Les porteurs de sujets : rédiger et partager un mémo avec question posée, contexte et objectif de la discussion

Les fameuses présentations PowerPoint nécessitent d'être commentées, expliquées. Le mémo, lui, doit pouvoir être utilisé de manière autonome. C'est un vrai challenge pour le rédacteur qui doit aller loin dans l'organisation et la formulation de ses idées. Mais quel confort pour ceux qui doivent se préparer !

Les participants : lire le mémo, faire des recherches complémentaires et affûter leurs contributions

J'ai eu l’occasion d’accompagner un COMEX qui avait adopté l'approche. J'ai pu noter comment ceux qui n'avaient pas pris le temps de lire le document à l'avance se trouvaient en déséquilibre durant les discussions.

Pour mémoire, Jeff BEZOS va encore plus loin en recommandant que le memo soit lu en silence par chacun avant que la discussion ne commence.

Des stratagèmes pour éviter les frustrations

Plus j'avance, plus je prends conscience de l'existence d'une spirale mortifère pour les réunions. Nombreux sont d’ailleurs ceux qui se sentent frustrés avant chaque réunion :

"A quoi bon préparer des slides ou un memo à l'avance, alors qu'au mieux la moitié des participants prendra le temps de les lire..."

"A quoi bon me préparer à la réunion alors que les personnes essentielles à la décision arriveront les mains dans les poches, avec la conviction implicite que leur intelligence et leur intuition suffiront..."

"A quoi bon relire le compte rendu de la réunion précédente, alors qu'il n'est pas prévu de vérifier que les engagements pris ont été tenus..."

Jeff BEZOS a raison en imaginant et en imposant des stratagèmes qui imposent de venir préparé en réunion...

Si vous souhaitez aller plus loin, participez au workshop "Moins de réunions, car elles sont meilleures"

Retrouvez le contenu du workshop

Workshop BeeMyDesk - Louis VAREILLE - Moins de réunions, car elles sont meilleures

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Découvrez également son ouvrage « La réunionite, ça suffit ! Les 10 questions magiques et les 3 secrets de la Réuniologie »