Equipes dispersées : comment gérer les nouveaux modes de travail ?

Co-working, desk-sharing, flex office, télétravail. Ces pratiques commençaient à émerger et la Covid-19 accélère ces nouvelles façons de travailler. Toutefois, elles sont souvent subies et vécues comme une contrainte par les équipes.

Nous avons reçu lors de nos talks BeeMyDesk, Jean Pouly, fondateur d’Econum, cabinet de conseil spécialisé sur la transformation numérique durable des organisations et des territoires.

Avec près de 20 ans d’expérience dans la communication et le numérique, il nous transmet sa vision des nouvelles formes de travail dues à la Covid-19 et comment pérenniser la pratique du smart work dans la durée.

Le télétravail est presque devenu une norme, parfois mal vécue selon les équipes. Il semble que vous adoptiez une autre vision, plus positive : celle du « smart work ». Qu’entendez-vous par là ?

Le travail est composé de différentes tâches qui se numérisent de plus en plus depuis 40 ans et qui s’exécutent à distance depuis plus de 20 ans avec la démocratisation d’Internet et du mail.

De fait, le travail en 2021 est pour plus de 50% de la population active du télétravail ! Ce que l’on nomme télétravail en français est la pratique du travail à distance à domicile. Cette dernière a explosé en 2020 avec deux confinements successifs, dont le premier qui a vu 5 millions de salariés travailler à domicile 5 jours sur 5, souvent sans préparation ni équipements adéquats et avec la présence d’enfants. Après un excès de travail à domicile on comprend la lassitude de certains salariés et managers.

La pratique du travail à distance à domicile n’est pas anodine. Elle s’apprend, se prépare, s’organise. Et dans ces conditions, elle a de très nombreux avantages. Réduction des déplacements, concentration, productivité, conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle.

C’est cette vision positive du travail numérique que les anglo-saxons appellent smart work. Le défi est de se servir des technologies numériques pour mieux travailler, de façon agile, pragmatique et qualitative. Etant affranchi des limites de temps et d’espaces, il n’est plus nécessaire de se rendre chaque jour dans un bureau lointain et parfois pesant. En revanche, il faut trouver un équilibre dans cette nouvelle façon de travailler et surtout, organiser cette nouvelle façon de travailler et s’y former.

Avec la Covid-19, nous avons développé de nouvelles habitudes de travail. Avant cela, on parlait de flex office, d’espaces de coworking… Comment se traduira pour vous l’espace de travail de demain ?

Pour de nombreux actifs, près d’un sur deux, le travail ne se déroule plus dans un seul espace. Le travail numérique et connecté nous permet de travailler successivement depuis nos domiciles, le train, chez un client, dans un café, un espace de coworking, une gare et bien sûr depuis notre bureau. Ce dernier évolue donc avec cette réalité.

Si notre usage du bureau nécessite le recours à différents espaces de travail de façon flexible, l’immobilier de bureau doit s’y adapter. Ce qui explique le développement des bureaux partagés dans les entreprises (desk sharing), du regroupement d’indépendants et de salariés dans des espaces de coworking et la pratique de plus en plus régulière du travail au domicile et dans les transports.

Il est donc difficile de définir un nouvel espace de travail unique car cela dépend des tâches et missions des salariés, de leurs besoins de concentration, de réunion, de connexion et de mobilité.

Concluons sur une note positive : la covid-19 nous a permis d’accélérer une transformation en cours. Quels conseils donneriez-vous aux organisations pour pérenniser cette pratique dans la durée ?

Beaucoup d’entreprises ont découvert le télétravail en 2020 et les prises de consciences des dirigeants, managers et salariés sont des acquis nouveaux sur lesquels il est possible de s’appuyer. On va passer d’une réalité un peu « fantasmée » du télétravail à quelque chose de plus concret qu’il va falloir organiser de façon de façon pragmatique pour l’inscrire dans un projet de longue durée.

Je conseille aux organisations de se saisir du télétravail comme un levier d’amélioration de la façon de travailler. En définissant d’abord une vision où elles souhaitent aller puis en associant un groupe de travail pour adresser différents chantiers : éligibilité des postes, choix des outils de communication et de reporting, définition des besoins de formation, impacts sur locaux, le matériel, etc.

Ce travail collectif permet d’engager les salariés et les managers dans un véritable projet interne, positif et ambitieux.

Les résultats de tous ces chantiers doivent se formaliser dans un accord d’entreprise qui fixera le cadre de la pratique du travail à distance.

Ensuite, il convient que cet accord (qui peut se formaliser dans une charte) soit bien appliqué avec un suivi et des évolutions. Le télétravail étant souvent un révélateur de différents dysfonctionnements, il est important d’expliciter un droit à l’erreur et l’exigence d’apporter des corrections et des nécessaires ajustements.

La clé de la réussite reposant le plus souvent sur un important dialogue entre équipes, salariés et managers.

Pour aller plus loin : retrouvez Jean Pouly en Workshop BeeMyDesk - Equipes dispersées : Comment les faire travailler ensemble ?

Workshop BeeMyDesk Jean Pouly - Équipes dispersées : comment les faire travailler ensemble ?

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