Comment un virus a changé le destin de notre boite - Les talks BeeMyDesk : genèse, coulisses et enseignements

Depuis plus de deux mois, nous organisons les Talks BeeMyDesk un format de conférences en ligne qui permet à nos meilleurs experts de s'exprimer sur des thématiques ciblées pour les entrepreneurs. Comment l'idée nous est-elle venue ? Comment avons nous sélectionné et convaincu nos intervenants ? Quelles difficultés avons-nous rencontrées ? Et surtout, pourquoi ce confinement et cette crise ont changé le futur de BeeMyDesk ?

16 mars, 20h, le couperet tombe. A partir du lendemain midi la France sera confinée.

A dire vrai, avec la fermeture des écoles le vendredi précédent, pour nous comme pour une majorité de français, cette décision ne fut qu’une demie surprise. Dès le lundi, nous avions décidé de nous auto-confiner avec l’instauration du télétravail pour toute la team BeeMyDesk.

Depuis quelques jours déjà, nous commencions à réfléchir à comment nous adapter à une telle éventualité.

Mardi matin, en réunion en visioconférence, les idées fusent.

En effet, alors que notre principale activité consiste à mettre en relation des professionnels pour qu’ils se rencontrent de visu, avec tout le monde confiné chez soi, cette possibilité semble compromise.

Il ne nous reste alors que deux options : rebondir ou s’entêter dans notre idée sans imaginer/anticiper la suite.

La deuxième option n’étant bien évidemment pas envisageable, ni même envisagée, une idée ressort très rapidement, organiser des webinaires en ligne en direct pour délivrer notre proposition de valeur initiale : des experts partagent leur savoir pour permettre aux professionnels d’avancer sur leurs problématiques.

Conscients que nous ne serions pas les seuls à organiser ce genre d'événements en ligne, il nous a fallu très rapidement trouver comment sortir du lot :

  • Un nom : le choix de Talk BeeMyDesk s’est très vite imposé. On sort du mot « webinaire » un peu trop conventionnel à notre goût, tout en gardant un nom compréhensible pour le plus grand nombre.
  • Un format : peu friands des webinaires à rallonge où l’audience s’étiole au fil des minutes, nous avons préféré opter pour un format court : 20 minutes d’intervention, certes, 20 minutes comme certains de nos futurs speakers nous l’ont, à juste titre, fait remarquer c’est court !

    Mais c’est tout de même suffisant pour apporter un éclairage, délivrer un message ou entamer une réflexion.

    Cependant, nous ne souhaitions pas des interventions à sens unique, l’important pour nous était l’échange. Vu que nous allions diffuser en direct, autant en profiter pour faire interagir l’auditoire et proposer une séance de questions/réponses à l’issue du talk.

    Le format était trouvé : 20 min de talk suivi de 10min de questions-réponses.

  • Une identité : Avoir un nom sympa et un format qui nous paraissait adapté ne suffit pas, il nous a fallu donner une âme, une identité à ces talks.

    C’est là qu’est intervenue Sacha, la véritable artiste de nos talks. Si vous avez vu votre fil LinkedIn se colorer en violet et bleu (aubergine et bleu-menthe pour les intimes), c’est elle la responsable.

    Ces couleurs un peu flashy, outre le fait que ce soit celles du logo de BeeMyDesk, nous ont permis d’être visibles et immédiatement reconnaissables, d’apporter la patte et l’identité BeeMyDesk.

  • Une mise en place technique : pour savoir dans le moindre détail comment nous avons procédé, je vous invite à lire l’article écrit par François qui détaille tout notre cheminement.

  • Un plan d’attaque : faire des talks c’est bien, avoir des spectateurs, c’est mieux ! Nous entrerons plus loin dans cet article sur la méthode utilisée pour promouvoir nos talks.

Le cadre était posé, il fallait désormais mettre tout ça en musique !

Comment choisir des bons thèmes et des bons speakers ?

Très rapidement et naturellement, le premier thème et le premier speaker se sont imposés. Énormément de monde allait devoir travailler de chez eux contraints et forcés, aborder le thème du télétravail semblait être une évidence. Et dans notre tête, un premier nom revenait comme une évidence : Jean Pouly. Au-delà du fait que Jean est un pionnier du télétravail et parlait depuis 20 ans alors même que personne ne savait de quoi il s’agissait, nous connaissions déjà Jean, le courant était bien passé et nous le savions habitué aux prises de paroles en public.

Jean aborderait les bonnes pratiques du télétravail sous l’angle de l’individu, comment s’organiser, appréhender le télétravail et rester efficace.

Pour compléter l’intervention de Jean il nous semblait être intéressant d’aborder cette thématique du point de vue de l’employeur, de l’entreprise et là aussi un nom est très rapidement sorti, Yoann Lopez, CMO de Comet. S’il y a bien une personne qui œuvre pour aider les entreprises sur cette thématique c’est bien Yoann via ses nombreux posts LinkedIn très riches et la mise en place d’un Slack dédié à ce sujet notamment.

Les experts suivant furent un mélange de notre réseau d’experts BeeMyDesk et d’opportunités comme l’intervention de Shanty Baehrel que nous avions contacté suite à la lecture de son post Medium où elle témoignait de la fermeture de son entreprise.

Notre volonté était dans un premier temps de donner des clés le plus rapidement possible à notre auditoire sur comment s’organiser, comment gérer son stress ou encore préserver sa trésorerie alors que nous n’en étions qu’aux prémices de ce qui allait être deux mois de confinement.

Les premiers talks ont attiré un nombre de personnes au-delà de nos espérances et nous ont permis de vite trouver notre rythme de croisière. Les retours étaient bons et les thématiques à aborder nombreuses, nous avons donc naturellement décidé d’augmenter la cadence en passant de trois talks hebdomadaires à un par jour.

L’idée était de pouvoir rapidement attirer des « noms » pour nous démarquer des autres webinaires, des personnalités expertes dans leur domaine mais également plus connues du grand public ou a minima du monde entrepreneurial pour pouvoir toucher et aider le plus grand nombre de personnes possible.

Jusqu’à présent, et sans faire offense à nos premiers speakers qui ont tous sans exception proposé des interventions de haute volée, nous avions la qualité, le contenu, mais nous souhaitions y ajouter la visibilité sans pour autant transiger sur la pertinence de nos intervenants.

C’est donc à partir de là qu’il nous a fallu sortir le bleu de chauffe. Le challenge était de taille : il fallait convaincre des personnes, qui, pour un certain nombre, sont des habitués de conférences rémunérées devant des salles combles, à venir parler en direct pour nous, BeeMyDesk, petite startup stéphanoise, le tout sans toucher le moindre centime.

Aussi étrange que cela puisse paraître, l’exercice a été moins difficile que nous l’avions imaginé. Certes, nous avons contacté un grand nombre de personnes et toutes n’ont pas accepté ou même répondu. Mais pour l’immense majorité d’entre elles, même en cas de refus, les échanges ont toujours été courtois, bienveillants et les encouragements nombreux.

Les enseignements que nous avons pu tirer pour trouver et contacter tous ces speakers sont les suivants :

  • Osez aborder les gens et demandez-leur, tout simplement. Au final qu’avez-vous à perdre ? Au pire vos interlocuteurs ne vous répondent pas, ce qui est totalement compréhensible. S’ils vous répondent par la négative, bien souvent, vous vous rendrez compte que malgré le refus vous aurez des retours bienveillants et des échanges intéressants. Au mieux, ils vous diront oui.
  • Ne vous fixez pas de limite mais ne harcelez pas. Nous ne nous sommes mis aucune barrière, en contactant ministres, PDG du CAC40 ou d’entreprises de renommée mondiale. Pour citer Wayne Gretzky le célèbre hockeyeur «Vous ratez 100% des tirs que vous ne tentez pas » alors tentez. Par contre, si vous n’avez pas de réponse ou un refus n’insistez pas et passez au suivant

  • Expliquez clairement et honnêtement qui vous êtes, pourquoi vous faites cela, quel est votre auditoire. En ayant dès le premier message une idée claire de ce que vous leur proposez, vos interlocuteurs auront dès le début toutes les cartes en main pour choisir d’accepter ou non votre invitation.
  • Montrez de la « social proof » une fois vos premiers speakers renommés passés dans vos webinaires, « utilisez » leur nom pour convaincre les suivants. Vous passez de la startup inconnue qui organise des webinaires dans son coin, à la startup qui a fait venir Edgar Grospiron, Gaspard Gantzer, Carlos Diaz et Arnaud Marion dans ses talks.
  • Pour contacter ces intervenants, le plus simple reste soit LinkedIn soit l’email. LinkedIn donne la possibilité d’avoir un accès sans filtre à de nombreuses personnes et si votre message reste en non lu ou vous n’arrivez pas à avoir dans votre réseau de premier degré les personnes que vous voulez adresser, le plus souvent avec un peu d’abnégation, de malice et/ou d’aide de contacts de contacts, vous arriverez à trouver l’adresse mail de la personne que vous voulez toucher.

    75% de nos intervenants sont le fruit de prises de contact directement sur LinkedIn, via un message clair et honnête sur l’objet de notre requête. C’est ainsi qu’on se retrouve depuis son salon à chatter avec Pascal Perri qu’on voit tous les après-midis sur LCI, avec Edgar Grospiron qu’on a vu, gamin, monter sur la plus haute marche du podium aux JO ou à discuter avec Carlos Diaz à une heure avancée de la nuit, décalage horaire oblige !

  • Faites marcher votre réseau. Comme je l’ai dit précédemment c’est grâce à notre réseau que nous avons trouvé nos premiers intervenants. Mais pour un certain nombre des speakers suivants, le réseau a aussi eu son importance. C’est en convainquant Arnaud Marion que nous sommes rentrés en contact avec Delphine Penalva qui elle-même nous a présenté Pierre Denis qui est intervenu sur le talk à propos du podcast d’entreprise. Sans avoir fait marcher notre réseau personnel cette fois ci, nous n’aurions jamais eu la chance de recevoir une personne du calibre de Laurent Combalbert, une référence mondiale sur le sujet de la négociation complexe.

Comment conquérir votre audience ?

L’offre de webinaires est pléthorique sur le web, avec le confinement elle a littéralement explosé.

Pour autant, nous sommes fiers des performances de nos talks, nous reviendrons plus tard sur les chiffres en détails, mais pour réussir à capter l’attention nous avons mis en place une stratégie suivant 6 grands axes :

  • Trouver des relais de communication : très rapidement nos talks ont été relayés dans des newsletters au niveau de la région grâce à notre réseau (merci au passage à la CPME, au Mixeur de Saint-Etienne Métropole et à Digital League) mais également au niveau national grâce à Airparty et aussi et surtout grâce à Maddyness.
  • Un emailing organisé et millimétré :

    Chaque semaine un email partait sur l’ensemble de notre base de contact soit depuis le début des talks 104 383 emails envoyés (30,47% de taux d’ouverture moyen pour un taux de spam moyen de 0,019%)

    A la suite de chaque talk, les inscrits recevaient un email de remerciement avec le lien vers le replay, les éléments et références citées dans le talk ainsi qu’une annonce du talk suivant.

  • Une grosse présence sur les réseaux sociaux avec en tête de liste LinkedIn mais également Twitter et Facebook, avec la mise en place d’un planning que nous suivons à la lettre :

    Chaque mercredi : un post à la fois sur notre page entreprise mais aussi sur nos profils personnels pour annoncer le programme de la semaine suivante

    A J-2 avant un talk : un post dédié au speaker et à son talk

    Le matin du Talk, un rappel pour les retardataires.

    A chaque post celui-ci était relayé à la fois par notre page entreprise et les profils des membres de l’équipe répartis sur la journée pour pouvoir toucher un maximum de personnes.

  • Inciter nos intervenants à communiquer auprès de leur réseau pour toucher une plus vaste audience. Cet aspect-là est primordial, plus votre invité partagera et communiquera, plus vous aurez la chance de voir votre audience croître. Pour les inciter, le plus simple et le plus efficace est de bien penser à les identifier ainsi que leur entreprise dans les posts sur les réseaux sociaux.

  • Le « teasing » du talk suivant à la fin de chaque talk
  • La création d’évènements LinkedIn même si cette approche a quelques défauts nous y reviendrons

La combinaison de ces 6 grands axes a ainsi permis de faire croître petit à petit notre audience et de fédérer au cours du temps une réelle communauté autour de nos talks.

Les Talks BeeMyDesk en chiffres

A l’heure où nous écrivons ces lignes :

·  25 talks BeeMyDesk ont eu lieu dont 24 en direct et 1 en différé d’une heure

·  15h01min26s de contenu est visible en replay sur notre chaine YouTube

Nos vidéos comptabilisent :

·  7969 vues

·  1658 heures de visionnage

·  3380 spectateurs uniques

Pour être complet sur les statistiques YouTube les visiteurs de notre chaîne visionnent en moyenne 2,3 talks chacun.

Concernant les inscriptions :

La page Eventbrite mise en place pour permettre aux personnes de s’inscrire a comptabilisé :

·  8836 visiteurs

·  2994 personnes se sont inscrites à nos talks

·  Pour 1610 inscrits uniques

·  Notre plus fidèle spectatrice s’est inscrite à 23 talks, merci infiniment Graziella

·  563 personnes se sont inscrites à 2 talks ou plus

·  1047 à uniquement un talk

Les évènements LinkedIn comptabilisent quant à eux 759 inscriptions.

A propos de nos speakers :

·  23 sont entrepreneurs ou l’ont été

·  2 sont journalistes/présentateurs TV

·  2 sont investisseurs

·  1 homme politique

·  1 ancien sportif de haut niveau

·  1 ancien négociateur du RAID

Leur palmarès cumulé

·  41 livres publiés

·  5 podcasteurs

·  1 médaille d’or olympique

Nos axes d’améliorations

Tout n’a pas été parfait loin de là, mais au fil des semaines la machine s’est plutôt bien rodée nous permettant de gagner en efficacité.

Cependant, nous avons au cours du chemin commis quelques erreurs. Voici les principales :

  • Faire attention aux dates et heures de programmation des talks : notre expérience nous a durement montré que programmer un webinaire un lundi et encore plus un lundi matin est une très mauvaise idée. Malheureusement nos speakers qui sont passés les lundis ont eu moins de succès que les autres.

    De même les meilleurs horaires pour limiter le no show se sont avérés être 11h et 15h, l’horaire le moins adéquat que nous ayons testé a été midi.

  • Mieux utiliser et convertir les inscrits aux events LinkedIn : Faire s’inscrire des participants à un event LinkedIn est assez simple et les taux de conversions sont relativement élevés. Par contre, étant donné que LinkedIn ne permet la diffusion en live sur sa plateforme qu’à quelques privilégiés dont nous ne faisons malheureusement pas partie il a été extrêmement difficile d’inciter nos inscrits LinkedIn à passer par Eventbrite pour s’inscrire et le taux de no show chez nos inscrits LinkedIn était important. Nous avons cependant réussi à un peu limiter ce nombre de no show en améliorant le process notamment en envoyant en message privé aux inscrits linkedin le lien du live 30min avant le début du talk.

  • Toujours, toujours faire un test avant avec l’intervenant : le direct ne pardonne pas, alors même si des problèmes peuvent arriver, une petite répétition un ou deux jours avant permet de résoudre pas mal de problèmes.
  • Toujours avoir un coup d’avance sur la programmation au risque de se retrouver avec un trou dans le programme pour ne pas avoir anticipé suffisamment la recherche de speakers.
  • Rester dans des thématiques connexes et ne pas sortir des intérêts principaux de votre auditoire. En essayant de trop élargir le scope des thématiques, il nous est arrivé d’avoir moins de succès pour certains webinaires, néanmoins passionnant. Afin de garder une audience fidèle, il est important de ne pas trop s’éparpiller.

Pourquoi cette crise a bouleversé le destin de BeeMyDesk

Einstein a dit « au centre de la difficulté, se trouve l’opportunité ». Cette crise terrible au niveau sanitaire et économique nous a paradoxalement permis de remettre en question nos idées, nos certitudes. Malgré un coup d’arrêt brutal au niveau de notre chiffre d’affaires, ces rencontres, ces échanges nous ont permis d’avancer in fine, de manière considérable et d’envisager de nouvelles options.

Tous les échanges avec les speakers mais aussi vos retours toujours plus nombreux, au fil des semaines, nous ont donné l'idée de prolonger d'une autre manière ce partage de connaissances de nos experts ; une manière plus personnalisée, plus poussée, pour vous donner les clés d'avancer et de prospérer demain dans vos activités respectives.

Nous lançons donc les Workshops BeeMyDesk.

Le principe d'un Workshop : Une thématique, un expert et 5 participants

Durant une session de deux heures en visio, un expert qualifié par BeeMyDesk échangera avec 5 participants maximum sélectionnés, sur une thématique prédéfinie.

Ce temps d'échange permettra de vous donner des clés, des conseils personnalisés sur des situations concrètes que vous rencontrez au quotidien autour du sujet du Workshop.

Ils vous permettront également d'élargir votre réseau en partageant avec des professionnels qui rencontrent les mêmes problématiques que vous.

Depuis notre création, nous sommes intimement persuadés que l'échange de savoirs, la coopération et l'entraide font partie intégrante des ingrédients indispensables au succès d'une entreprise.

C'est la raison d'être de nos talks, c'est désormais celle des workshops.

Et maintenant ?

Rassurez-vous, le déconfinement n’a pas eu la peau des Talks BeeMyDesk et nous comptons les poursuivre encore et ce dès cette semaine en recevant Marc Giget expert en innovation et Agathe Wautier CEO du Galion Project, d’autres speakers sont dans les tuyaux pour les semaines suivantes.

Cependant, pour être honnêtes nous ne pensons pas faire perdurer ces talks sous cette forme sur le moyen et le long terme pour trois raisons principales très simples :

  • Le direct est un exercice passionnant, excitant et stressant mais impose une organisation millimétrée et surtout de rassembler un certain nombre de personnes devant leur écran à une certaine heure. Si c’était assez « facile » en période de confinement, cela deviendra beaucoup plus complexe dans les semaines à venir.
  • Organiser des talks à un rythme même un peu plus allégé comme nous le faisons ces dernières semaines reste extrêmement chronophage, la recherche de thèmes de speakers disponibles, la création des visuels, la communication prennent beaucoup de temps. Nous fourmillons de projets et avons de grandes ambitions pour BeeMyDesk que nous ne voulons pas gâcher.
  • Pour les mêmes raisons qu’il est difficile avec le déconfinement de rassembler un public nombreux sur un direct, la recherche de speakers devient de plus en plus ardue et donc chronophage car nous ne voulons pas transiger sur la qualité des interventions de nos invités.

Pour toutes ces raisons les talks en live, tels que vous les connaissez, prendront fin dans quelques semaines.

Ceci étant, nous avons pris goût à cet exercice et pensons le continuer sous une autre forme, plus adaptée, plus approfondie aussi. Des réflexions sont en cours pour peut-être opter pour un format podcast (audio ou vidéo) où vous pourrez retrouver certains de nos speakers (et des nouveaux) et nous prendrons le temps de creuser pendant plus de temps les sujets.

Quoiqu’il en soit, n’ayez crainte vous en serez les premiers informés.

Pour terminer, nous souhaitions vous remercier infiniment pour votre fidélité tout au long de ces semaines, votre bienveillance, vos encouragements, nous espérons que vous avez pris autant de plaisir à suivre nos talks que nous en avons pris à les organiser.

Merci à vous.